Ein Ausländer beim Notar in der Ukraine: Welche Unterlagen sind erforderlich und wie geht man vor, wenn man kein Ukrainisch spricht?

Ausländer wenden sich an einen Notar in der Ukraine, wenn sie eine Vollmacht ausstellen, einen Rechtsgeschäft oder eine Unterschrift beglaubigen, eine Kopie oder Übersetzung eines Dokuments beglaubigen oder erbrechtliche, gesellschaftsrechtliche oder sonstige rechtliche Angelegenheiten regeln lassen möchten. Die Tatsache, dass man ausländischer Staatsbürger ist, stellt kein Hindernis für die Inanspruchnahme eines ukrainischen Notars dar, doch die Vorbereitung umfasst in der Regel mehrere Schritte: Es müssen im Voraus die Identitätsnachweise, die Form der Übersetzung, die Notwendigkeit einer RNO-KPP-Nummer, die Hinzuziehung eines Dolmetschers sowie die Vorgehensweise bei der Verwendung ausländischer Dokumente abgestimmt werden.

Kurz gesagt: Ein Ausländer kann sich mit einem gültigen Ausweisdokument an einen Notar wenden. Es gibt jedoch kein einheitliches Dokumentenpaket. Die endgültige Liste hängt von der notariellen Handlung, der Staatsangehörigkeit und dem Status der Person, dem Inhalt der Dokumente, dem Ausstellungsland sowie dem Ort ab, an dem das Ergebnis verwendet werden soll.

Daher beginnt die beste Vorbereitung nicht damit, alle Dokumente nacheinander zu übersetzen, sondern mit einer klaren Beschreibung des Zwecks des Antrags. Anschließend können der Notar oder die Fachleute, die das Verfahren koordinieren, die erforderlichen Unterlagen und die Reihenfolge der Schritte festlegen.

Dieser Text dient lediglich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Die Anforderungen sollten Sie unmittelbar vor Ihrem Besuch im Hinblick auf Ihre konkrete Situation überprüfen.

Welche Unterlagen werden in der Regel von Ausländern benötigt?

Grundlage für die Vorbereitung ist ein Dokument, anhand dessen der Notar die Identität feststellen kann. Für Ausländer ist dies in der Regel ein gültiger Reisepass, der von der zuständigen Behörde des Staates ausgestellt wurde, dessen Staatsangehörigkeit die betreffende Person besitzt. Wenn die Person in der Ukraine wohnt, ist es ratsam, auch das Vorliegen einer befristeten oder unbefristeten Aufenthaltsgenehmigung anzugeben und diese mitzubringen.

Je nach geplanter Maßnahme kann das Basispaket Folgendes umfassen:

1. Das Original eines gültigen Reisepasses. Ein Scan oder ein Foto eignet sich für eine Vorabprüfung, ersetzt jedoch in der Regel nicht das Original bei einer notariellen Handlung.
2. Aufenthaltsgenehmigung für die Ukraine. Diese sollte vorgelegt werden, sofern sie vorliegt, insbesondere wenn die Daten aus dem Ausweis bereits in ukrainischen Registern oder Dokumenten verwendet wurden.
3. RNOKPP. Die Registrierungsnummer der Steuerzahlerkarte ist nicht bei jeder Anfrage erforderlich, kann jedoch für bestimmte vermögensrechtliche, finanzielle, unternehmensbezogene oder registrierungsbezogene Vorgänge notwendig sein.
4. Unterlagen, die den Sachverhalt belegen. Dabei kann es sich um Verträge, Urkunden, Bescheinigungen, Auszüge, Unternehmensunterlagen oder Angaben zum Vertreter und zu anderen Beteiligten handeln.
5. Übersetzungen ausländischer Dokumente. Ihre Form und die Art der Beglaubigung müssen vor der Beauftragung der Übersetzung vereinbart werden.
6. Unterlagen des Übersetzers. Falls ein Ausländer die ukrainische Sprache nicht beherrscht und die Hinzuziehung eines Dolmetschers erforderlich ist, kann der Notar im Voraus mitteilen, welche Unterlagen des Dolmetschers erforderlich sind.

Die Liste variiert je nachdem, was genau zu erledigen ist: eine Vollmacht ausstellen, einen Vertrag abschließen, eine Unterschrift beglaubigen, Erbschaftsunterlagen ausstellen oder eine andere Handlung vornehmen. Daher ist die Aussage „Ein Reisepass und eine Übersetzung reichen aus“ ohne Angabe des Zwecks des Vorhabens zu stark vereinfacht.

Wann wird ein RNOKPP benötigt?

Die RNOKPP ist die Registrierungsnummer der Steuerzahlerkarte. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird sie oft als Steuernummer oder Identifikationscode bezeichnet. Für Ausländer kann das Vorliegen dieser Nummer von Bedeutung sein, wenn eine notarielle Handlung mit Vermögenswerten, finanziellen Auswirkungen, Gesellschaftsrechten, der Besteuerung oder der Eintragung von Angaben in staatliche Register in Zusammenhang steht.

Gleichzeitig sollte man nicht davon ausgehen, dass das RNOKPP für jede notarielle Handlung zwingend erforderlich ist. So hängt beispielsweise die Notwendigkeit seiner Vorlage für eine bestimmte Vollmacht vom Inhalt der Befugnisse und den Handlungen ab, die der Bevollmächtigte künftig ausführen wird. Eine endgültige Antwort erhalten Sie nach Prüfung des Dokumententwurfs und des Verwendungszwecks.

Falls noch keine Steuernummer vorliegt, muss dies zu Beginn der Vorbereitungen geklärt werden. Die Beantragung ist ein eigenständiges Verfahren, und die Anforderungen hinsichtlich des Reisepasses, der Übersetzung und der Einreichung durch einen Bevollmächtigten richten sich nach den Vorschriften der zuständigen Behörde. Sie sollten keinen endgültigen Termin für die Unterzeichnung festlegen, solange nicht bestätigt ist, dass keine RNOKPP erforderlich ist oder diese bereits vor dem Besuch vorliegen wird.

Ist eine Übersetzung des Reisepasses und anderer Dokumente erforderlich?

Eine Übersetzung des Reisepasses ist häufig erforderlich, um den Vornamen, den Nachnamen, das Geburtsdatum und weitere Angaben korrekt in die ukrainische Sprache wiederzugeben. Die Antwort hängt jedoch vom jeweiligen Verfahren ab: Für eine vorläufige Beratung kann ein qualitativ hochwertiger Scan ausreichen, während für notarielle oder behördliche Vorgänge möglicherweise eine ordnungsgemäß beglaubigte Übersetzung erforderlich ist.

Es ist wichtig, zwischen drei Situationen zu unterscheiden:

• Übersetzung zum Verständnis des Inhalts. Er unterstützt Fachleute bei der Vorbereitung von Dokumenten, stellt jedoch nicht immer eine amtliche Übersetzung dar, die von einem Notar oder einer staatlichen Behörde anerkannt wird.
• Übersetzung von Passdaten für eine notariell beglaubigte Urkunde. Hier sind die einheitliche Schreibweise von Vor- und Nachname, die Vollständigkeit der Seiten sowie die Form der Beglaubigung von Bedeutung.
• Übersetzung zur Einreichung bei einer anderen Behörde. Beispielsweise können die Vorschriften der Behörde, die die RNOKPP ausstellt oder das Dokument nach der Beglaubigung durch einen Notar entgegennimmt, eigene Anforderungen vorsehen.

Der Begriff „notariell beglaubigte Übersetzung“ wird häufig als Oberbegriff verwendet, doch die rechtliche Form kann variieren. Je nach den Umständen beglaubigt der Notar die Richtigkeit der Übersetzung, sofern er die entsprechenden Sprachen beherrscht, oder die Echtheit der Unterschrift des Übersetzers. Die konkrete Ausgestaltung ist vor Beginn der Arbeit mit dem Notar abzustimmen.

Worauf Sie bei der Übersetzung achten sollten

1. Vor- und Nachname müssen im Reisepass, im Personalausweis, in der RNOKPP, im Vertragsentwurf, in der Vollmacht und in anderen Dokumenten einheitlich angegeben sein.
2. Es muss im Voraus festgelegt werden, welche Seiten des Reisepasses übersetzt werden sollen und ob die Übersetzung der Kopie des Dokuments beizufügen ist.
3. Falls das Dokument Siegel, Stempel, handschriftliche Vermerke oder Anhänge enthält, ist zu klären, ob diese im Umfang der Übersetzung enthalten sind.
4. Sie sollten ein Apostille oder eine Beglaubigung nicht allein deshalb beantragen, weil es sich um ein ausländisches Dokument handelt. Zunächst müssen Sie das Ausstellungsland, die Art des Dokuments und den Verwendungszweck prüfen.

Was ist zu tun, wenn ein Ausländer kein Ukrainisch spricht?

Die Unkenntnis der ukrainischen Sprache bedeutet nicht, dass eine Person kein notarielles Dokument ausstellen lassen kann. Die notarielle Handlung muss jedoch so erfolgen, dass der Ausländer den Inhalt des Dokuments, die Erläuterungen des Notars, die rechtlichen Folgen sowie den genauen Inhalt dessen, was er unterzeichnet, versteht.

In der Praxis sollten Sie wie folgt vorgehen:

1. Bitte geben Sie bei der ersten Kontaktaufnahme Auskunft über die sprachliche Situation. Sie sollten die Sprache angeben, die Sie sicher beherrschen, und nicht bis zum Tag des Besuchs warten.
2. Bitte klären Sie die Teilnahme eines Dolmetschers. Der Dolmetscher sollte mit dem Notar abgestimmt werden und nicht einfach ein Bekannter sein, der die betreffende Sprache beherrscht.
3. Den Entwurf des Dokuments im Voraus erhalten. Auf diese Weise können Sie den Inhalt übersetzen, Fragen stellen und Ungenauigkeiten noch vor dem Treffen korrigieren.
4. Unterzeichnen Sie während des Besuchs nicht voreilig. Zunächst müssen alle wesentlichen Bestimmungen, der Umfang der Befugnisse, die Fristen und die Folgen klar sein.
5. Bitte überprüfen Sie die Angaben, bevor Sie den Vorgang abschließen. Besondere Aufmerksamkeit sollte der Schreibweise von Namen, Passdaten, Adressen, Angaben zum Bevollmächtigten sowie der Beschreibung des Vermögens oder der Befugnisse gewidmet werden.

Die automatische Übersetzungsfunktion Ihres Mobiltelefons kann Ihnen im Alltag helfen, doch Sie sollten sich nicht darauf verlassen, dass sie als anerkannte Methode für die Durchführung einer notariellen Handlung gilt. Die Art der Übersetzung während des Termins muss im Voraus mit dem Notar abgesprochen werden.

Wann benötigen Sie einen professionellen Übersetzer?

Ein professioneller Übersetzer ist sinnvoll, und in bestimmten Fällen sogar unerlässlich, wenn ein Ausländer einen ukrainischen Text nicht selbstständig lesen und vollständig verstehen kann, wenn das Dokument komplexe juristische Fachbegriffe enthält oder wenn der Notar die Sprache des Mandanten nicht in ausreichendem Maße beherrscht, um das Dokument angemessen zu erläutern.

Die Mitwirkung eines Dolmetschers während eines Besuchs ist nicht mit der schriftlichen Übersetzung eines Reisepasses oder anderer Dokumente zu verwechseln. Ein Dolmetscher hilft einer Person, den Ablauf und den Inhalt zu verstehen. Ein Übersetzer erstellt einen Text, der den Unterlagen beigefügt werden kann. Manchmal werden beide Aufgaben von ein und derselben Person wahrgenommen, dies muss jedoch gesondert vereinbart werden.

Vor dem Besuch sollten Sie Folgendes klären:

1. Stimmt der Notar dem vorgeschlagenen Übersetzer zu?;
2. Welches Dokument dient als Identitätsnachweis des Übersetzers?
3. wie seine Qualifikation nachgewiesen wird;
4. Muss der Dolmetscher während des gesamten Verfahrens persönlich anwesend sein?
5. Ob der Übersetzer das Dokument oder eine gesonderte Erklärung unterzeichnet und zu welchem Zeitpunkt dies geschieht.

Vollmacht für einen Vertreter in der Ukraine

Ein Ausländer kann eine Vollmacht für einen Vertreter in der Ukraine ausstellen, sofern die geplante Handlung eine Vertretung zulässt. Die Vollmacht darf nicht abstrakt das „Recht, alle Angelegenheiten zu regeln“ beschreiben, sondern muss genau jene Befugnisse aufführen, die der Vertreter tatsächlich benötigt.

Vor der Erstellung der Vollmacht sind folgende Unterlagen vorzulegen:

• die Personalien des Vollmachtgebers und die vereinbarte Schreibweise dieser Daten in ukrainischer Sprache;
• Angaben zum Vertreter in der Ukraine;
• eine genaue Auflistung der Einrichtungen, Dokumente und Handlungen, für die die Vollmacht erteilt wird;
• Angaben zu Vermögenswerten, Unternehmen oder Angelegenheiten, sofern sich die Befugnisse auf einen bestimmten Gegenstand beziehen;
• Wünsche bezüglich der Gültigkeitsdauer, des Rechts auf Weiterübertragung und der Anzahl der Exemplare;
• die Anforderungen der Behörde oder der Partei, bei der der Bevollmächtigte die Vollmacht vorlegen wird.

Es empfiehlt sich, den Text vor der Unterzeichnung mit einem ukrainischen Rechtsanwalt, einem Notar oder dem künftigen Bevollmächtigten abzustimmen. Eine zu allgemein gehaltene Vollmacht enthält möglicherweise nicht die erforderlichen Befugnisse, während eine zu weit gefasste Vollmacht unnötige Risiken für den Vollmachtgeber mit sich bringen kann.

Befindet sich ein Ausländer im Ausland, kann ein Großteil der Vorbereitungen aus der Ferne erfolgen: Sie können Scans übermitteln, den Inhalt abstimmen und den Entwurf prüfen. Der Ort der Beglaubigung, die persönliche Anwesenheit, die anschließende Übersetzung, die Apostille oder die Legalisierung hängen jedoch von der gewählten Vorgehensweise und dem jeweiligen Land ab. Zudem kann nicht jede Rechtshandlung durch einen Bevollmächtigten vorgenommen werden.

Apostille, Beglaubigung und ausländische Dokumente

Ein ausländisches Dokument kann in der Ukraine nicht immer sofort verwendet werden. Gleichzeitig benötigt nicht jedes Dokument automatisch ein Apostille. Die Art der Beglaubigung hängt vom Ausstellungsland, der Art des Dokuments, den internationalen Verträgen der Ukraine sowie von der Behörde ab, die das Dokument entgegennehmen wird.

In der Praxis gibt es drei grundlegende Vorgehensweisen:

• Verwendung ohne zusätzliche Beglaubigung. Dies ist möglich, wenn ein entsprechendes internationales Abkommen diese Anforderung für ein bestimmtes Land und eine bestimmte Art von Dokument aufhebt.
• Beurkundung mit Apostille. Dieses Verfahren gilt für amtliche Dokumente im zwischenstaatlichen Verkehr, für die ein entsprechendes internationales Übereinkommen gilt, unter Berücksichtigung der darin festgelegten Vorschriften und Ausnahmen.
• Konsularische Beglaubigung. Sie kann erforderlich sein, wenn das vereinfachte Verfahren keine Anwendung findet und keine vertragsmäßige Kündigung vorliegt.

Der Apostille-Vermerk bestätigt die Echtheit der Unterschrift, den Status der Person, die das Dokument unterzeichnet hat, sowie gegebenenfalls des Siegels oder Stempels. Er bestätigt weder die Richtigkeit der im Dokument enthaltenen Angaben noch ersetzt er eine Übersetzung.

Die Reihenfolge muss gesondert abgestimmt werden: Was wird zuerst beglaubigt, auf welches Dokument wird das Apostille-Zeichen angebracht, wann erfolgt die Übersetzung und wie wird diese beigefügt? Ein Fehler in der Reihenfolge kann dazu führen, dass der Vorgang wiederholt werden muss.

Eine praktische Regel: Bevor Sie ein Apostille- oder Beglaubigungsverfahren beantragen, teilen Sie dem Sachbearbeiter bitte vier Angaben mit: das Ausstellungsland, das Verwendungsland, die genaue Bezeichnung des Dokuments und die Stelle, bei der es vorgelegt werden soll.

So bereiten Sie sich auf den Termin beim Notar vor

Vor dem Besuch

• Formulieren Sie das Ergebnis. Bitte geben Sie nicht nur den Titel des Dokuments an, sondern auch, wofür, in welchem Land und in welcher Einrichtung es verwendet werden soll.
• Bitte senden Sie uns qualitativ hochwertige Scans. Bitte übermitteln Sie alle Seiten und Anhänge, die den Inhalt beeinflussen könnten, ohne Siegel, Stempel und Angaben zu beschneiden.
• Holen Sie sich Ihre persönliche Checkliste. Bitte geben Sie an, ob es sich um Originale oder Übersetzungen handelt, ob die RNO-KPP-Nummern vorliegen, ob zusätzliche Unterlagen erforderlich sind und ob weitere Personen sowie ein Dolmetscher anwesend sein müssen.
• Bitte überprüfen Sie die Schreibweise der Daten. Bitte vergleichen Sie den Reisepass, den Personalausweis, die Steuernummer, frühere ukrainische Dokumente und den Entwurf des neuen Dokuments.
• Bitte legen Sie die Form der Übersetzung fest. Beantragen Sie keine Beglaubigung, kein Apostille oder keine Legalisierung, bevor die gewünschte Reiseroute bestätigt wurde.
• Bitte überprüfen Sie das Projekt. Bitte lesen Sie die Befugnisse, Beträge, Fristen, Objekte, das Recht auf Weiterübertragung sowie die Bedingungen für die Beendigung besonders aufmerksam durch.
• Bitte unterschreiben Sie nicht im Voraus. Wenn ein Notar einen Rechtsakt beglaubigen oder die Echtheit einer Unterschrift bestätigen soll, wird das Dokument im Rahmen des Verfahrens in der vereinbarten Weise unterzeichnet.

Während des Besuchs

• Bitte übergeben Sie dem Notar die Originaldokumente;
• Bitte teilen Sie uns etwaige Abweichungen bei der Schreibweise des Namens oder anderer Angaben mit;
• Vergewissern Sie sich, dass alle Bestimmungen, die Ihre Rechte und Pflichten betreffen, übersetzt wurden;
• Bitte stellen Sie vor der Unterzeichnung Fragen, falls Ihnen eine Formulierung unklar ist;
• Überprüfen Sie die Angaben zum Bevollmächtigten, die Beschreibung des Vermögens, die Beträge, die Fristen und den Umfang der Befugnisse;
• Unterzeichnen Sie das Dokument erst, wenn Ihnen dessen Inhalt und die damit verbundenen Konsequenzen klar sind.

Nach dem Besuch

• Bitte überprüfen Sie die Anzahl der erhaltenen Exemplare und die Richtigkeit der Angaben;
• Bitte geben Sie an, ob eine weitere Übersetzung, ein Apostille, eine Beglaubigung, eine Registrierung oder die Einreichung bei einer anderen Behörde erforderlich ist;
• Bitte bewahren Sie eine elektronische Kopie des endgültigen Dokuments und der Begleitunterlagen auf;
• Wenn Sie das Dokument an einen Vertreter oder eine Einrichtung übergeben, nutzen Sie bitte eine sichere und vereinbarte Versandart;
• Sollte das Dokument eine Gültigkeitsdauer haben oder mit weiteren Schritten verbunden sein, halten Sie bitte die Fristen fest.

Typische Fehler von Ausländern

• Suchen Sie nach einer allgemeinen Liste der erforderlichen Unterlagen. Reisepass, Übersetzung und RNOKPP sind nicht für alle Verfahren ein einheitliches Paket.
• Bitte bringen Sie nur Kopien mit. Eine Vorabprüfung anhand von Scans bedeutet nicht, dass die Originale bei Ihrem Besuch nicht benötigt werden.
• Beauftragen Sie eine Übersetzung, um die Anforderungen abzustimmen. Es kann vorkommen, dass nicht die richtigen Seiten übersetzt wurden oder die falsche Beglaubigungsart gewählt wurde.
• Verschiedene Schreibweisen des Namens zulassen. Schon ein einziger Buchstabe im Reisepass, in der RNOKPP, im Ausweis oder in der Vollmacht kann zu zusätzlichen Rückfragen bei den Registern oder bei den Empfängerbehörden führen.
• Bitte geben Sie nicht an, dass Sie einen Dolmetscher benötigen. Ohne vorherige Absprache ist es möglicherweise nicht möglich, die ordnungsgemäße Teilnahme eines Dolmetschers am Tag des Besuchs zu gewährleisten.
• Alle Dokumente mit einem Apostille-Vermerk versehen. Dies ist keine allgemeingültige Vorschrift: Zunächst werden das Land, die Art des Dokuments, der internationale Vertrag und der Verwendungszweck geprüft.
• Verwenden Sie eine Vollmachtsvorlage aus dem Internet. Möglicherweise enthält die Vorlage nicht die erforderlichen Vollmachten oder entspricht nicht den Anforderungen der Behörde, an die sich der Bevollmächtigte wenden wird.
• Man sollte nicht davon ausgehen, dass eine Fernausbildung gleichbedeutend mit einer Fernprüfung ist. Die Scans, die Übersetzung und der Entwurf können online genehmigt werden, doch die Art und Weise der Durchführung der notariellen Handlung selbst wird gesondert festgelegt.

Wie OLVARIS die Betreuung organisieren kann

In Angelegenheiten, an denen Ausländer beteiligt sind, ergibt sich die Komplexität häufig nicht aus einem einzelnen Dokument, sondern an der Schnittstelle mehrerer Prozesse: der rechtlichen Prüfung, der Übersetzung, der Kommunikation mit dem Notar, der Beantragung der RNO-Kennnummer, der Erstellung einer Vollmacht sowie der anschließenden Verwendung des Dokuments in der Ukraine oder im Ausland.

OLVARIS kann die Vorbereitung als einen einzigen, durchgängigen Prozess koordinieren:

• Bitte präzisieren Sie den Zweck Ihrer Anfrage. Das Team klärt ab, welches Ergebnis der Kunde benötigt, wo und von wem es genutzt wird.
• Bitte überprüfen Sie die Unterlagen vorab. Anhand der Scans lassen sich fehlende Seiten, Unstimmigkeiten in den Angaben sowie Fragen erkennen, die Sie einem Notar oder Rechtsanwalt stellen sollten.
• Erstellen Sie einen Vorbereitungsplan. Es wird die Reihenfolge der folgenden Schritte festgelegt: Übersetzung, Einholung der RNO-KPP, Erstellung des Entwurfs sowie gegebenenfalls Apostille oder Beglaubigung.
• Eine sprachliche Begleitung organisieren. OLVARIS bietet schriftliche Übersetzungen sowie konsekutives Dolmetschen für internationale und notarielle Angelegenheiten an.
• Den Besuch und die Unterlagen zu koordinieren. Der Kunde erhält im Voraus eine abgestimmte Liste der Originaldokumente, Informationen zum Übersetzer sowie einen vorbereiteten Entwurf.
• Bitte helfen Sie mir bei den nächsten Schritten. Nach der Beglaubigung durch den Notar kann eine Übersetzung, die Einreichung bei einer Behörde, ein Apostille, eine Legalisierung oder die Übergabe des Dokuments an einen Bevollmächtigten erforderlich sein.

Ein Teil der Vorbereitung kann aus der Ferne per E-Mail, über Messenger-Dienste und mittels Online-Kommunikation organisiert werden. Ob für die notarielle Handlung eine persönliche Anwesenheit erforderlich ist, wird nach Prüfung des konkreten Anliegens entschieden.

FAQ

Ein erfolgreicher Besuch eines Ausländers beim Notar hängt nicht von der maximalen Anzahl an Dokumenten ab, sondern von der richtigen Reihenfolge. Zunächst werden der Zweck und der Verwendungsort des Dokuments festgelegt, anschließend werden Reisepass, Übersetzung, RNOKPP, Übersetzer und ausländische Dokumente abgestimmt, und erst danach wird ein Termin für die Unterzeichnung vereinbart.